Фрэнсис Армас-Эдвардс — член команды People Operations в Google. Она ведет собственные проекты, создает решения для обучения и помогает повышать социокультурное многообразие и инклюзивность.
Это руководство было ранее опубликовано в бесплатном приложении Primer.
Мы уже писали, как улучшить инклюзивность в компании. Можно, вдумчиво выбирать слова, повышать доступность рабочей среды и укреплять связи на удаленной работе. Еще один способ — осознанно работать над инклюзивностью встреч.
Приложите усилия, чтобы каждый участник чувствовал себя уверенно и комфортно — так вы начнете получать больше ценных идей. По данным опроса руководителей высшего звена, проведенного Forbes Insights, 48% согласны, что социальное многообразие сотрудников означает разнообразие мнений и взглядов. А это важно для успешного развития компании. Еще 37% согласны с этим отчасти.
1. Создайте условия, в которых людям будет не страшно высказывать свое мнение
Подумайте, кто обычно чувствует себя неуверенно на совещаниях. Это может быть интроверт среди экстравертов, представитель социального меньшинства или человек, чье мнение отличается от позиции остальных участников.
Нужно с самого начала создать комфортную атмосферу. Например, начните встречу так: «Давайте договоримся, что сегодня мы обязательно выслушаем всех и спокойно обсудим любые разногласия».
Когда люди чувствуют, что могут свободно высказывать свои точки зрения, они охотнее участвуют в обсуждении. Также напоминайте, что стоит придерживаться темы встречи.
2. Приглашайте всех участвовать в планировании
Если у каждого есть возможность предлагать свои темы, совещание будет интересным для всех. Лучше всего сделать список вопросов заранее. Узнайте, что хочется обсудить другим участникам, добавьте вопросы в план и разошлите его всем хотя бы за сутки до встречи. Так все успеют подготовиться, подумать, что-то добавить или изменить.
Делайте время совещаний гибким, чтобы каждому участнику было удобно.
Еще при планировании встреч нужно учитывать, в каких часовых поясах находятся участники, и есть ли у них свободное время. Если кто-то не может прийти на встречу, поделитесь с ним заметками или записью, чтобы этот человек также мог высказаться. Если можно, меняйте время регулярных совещаний, чтобы каждому участнику оно было удобно хотя бы иногда.
3. Чередуйте обязанности на совещаниях
Если у вас есть координатор и те, кто следит за временем и ведет заметки, совещания пройдут проще и эффективнее. Распределяя обязанности, назначайте ответственными разных сотрудников: это тоже улучшит инклюзивность. Так вы сможете избежать ошибок и стереотипов — например, когда роль координатора всегда выполняет старший руководитель, а заметки ведет самая молодая женщина. Если менять ответственных, то каждый сможет получить навыки координатора и внести свой вклад в обсуждение.
Каждый может почувствовать ответственность за проведение совещаний и будет сильнее вовлечен.
Чередование позволяет всем членам команды попробовать себя в роли лидера. Так каждый может почувствовать личную ответственность и будет больше заинтересован во встречах.
4. Постарайтесь выслушать каждого
Во время совещания просите высказаться тех, кто еще не говорил. Так вы сможете услышать больше мнений и иначе взглянуть на ситуацию. Не нужно давить на людей или требовать мгновенных ответов. Не спешите, постарайтесь больше узнать о разных подходах к работе и о культурных различиях.
Помните, что люди общаются по-разному. Экстраверты могут высказываться прямо на встречах, а интроверты часто делятся комментариями позже или пишут в чат, если это онлайн-встреча. Давайте достаточно времени на размышления и не считайте молчание признаком того, что человеку нечего сказать.
5. Объясняйте, как принимаются решения
Ничто не стимулирует откровенность других так, как ваша собственная открытость. Если люди знают, как используют их идеи, они с большей готовностью участвуют в принятии решений. Прозрачность процессов делает людей максимально заинтересованными в работе и активными в обсуждениях.
В начале встречи объясните, как будут приниматься решения. Пример: скажите, что после того, как участников попросят высказаться о новом проекте, руководитель проконсультируется с финансовым менеджером и примет окончательное решение.
Прозрачность повышает заинтересованность и мотивирует высказываться активнее.
Эти меры помогут создать во время встреч комфортную обстановку, в которой все чувствуют себя значимыми и ценными членами команды. Так любые взгляды и идеи будут заслуживать внимания. Это далеко не полный список рекомендаций, но предложенные действия — важный шаг к тому, чтобы совещания проходили гладко и приносили ценные результаты.
Больше советов по инклюзивности на работе ищите в бесплатном приложении Primer
Источник: www.thinkwithgoogle.com
