Мобильный интранет для бизнеса: как подготовиться к цифровизации коммуникаций и рабочих процессов — часть 2

Генеральный директор digital-интегратора QSoft Виталий Чесноков описал этапы, которые предстоит пройти компаниям, чтобы перенести корпоративные процессы в мобильный формат. 

В первой части автор рассказал о подготовке и сборе требований к продукту. Во второй — рассмотрел этапы реализации и продвижения, как грамотно выстроить взаимодействие с разработчиком и оценить результаты всей работы.

Мобильный интранет для бизнеса: как подготовиться к цифровизации коммуникаций и рабочих процессов — часть 2 Анастасия Удальцова

Шаг 5: Реализация

После того как вы составили общую схему ожиданий от вашего мобильного интранета, пришло время выбрать разработчика. Выбор правильного разработчика — один из важных шагов, когда речь заходит о создании мобильной корпоративной сети. 

Разработчик будет определять:

• расходы, 
• возможности, 
• юзабилити, 
• безопасность,
• общую управляемость,
• масштабируемость платформы.

Выбирайте компанию, которая не просто предлагает конкретные услуги, но и реагирует на ваши пожелания — так вы сможете проработать сомнения и прийти к оптимальному варианту решения задачи.

На этом этапе важно понять, что разработка и внедрение мобильного интранета — это обоюдная работа и усилия как разработчика, так и вашей команды. Поэтому важно обозначить зоны ответственности и действовать в единой сплоченной команде, а не в позиции «заказчик — исполнитель». 

Читайте по теме: «Ну вы же специалисты»: что такое партнерские отношения между заказчиком и исполнителем

Только плотная интеграция команд позволит создать по-настоящему эффективный продукт. 

Важно привести все пожелания к единому знаменателю, поскольку разнообразие бизнес-заказчиков всегда накладывает дополнительную сложность на реализацию проекта.

Чек-лист этапа

1. Будьте готовы, что с разными проблемами придется столкнуться впервые, и преодолеть лучше их рука об руку с командой разработки;
2. Постарайтесь не менять внутреннюю интранет-команду — это наложит дополнительные сложности на взаимодействие с разработчиком;
3. Для прозрачности организуйте коммуникацию бизнес-заказчика и разработчика напрямую — это сократит риски недопонимания;
4. Проводите демонстрацию продукта руководству вместе с командой разработки — это поможет выявить дополнительные требования и учесть правки на разных итерациях проекта.

Наш опыт

У нас был проект мобильного интранета для НЛМК. Agile-команда состояла из 30 разработчиков и представителей бизнес-подразделений компании заказчика. 

Вот как мы минимизировали проектные риски:

• следовали пошаговой разработке, 
• оперативно вносили правки,
• реагировали на изменения, 
• тестировали гипотезы, бизнес-модели,
• выбрали оптимальный путь развития приложения.

Вероятность технических ошибок снизилась и за счет непрерывного тестирования. А если они и возникали, их решала оперативная ТП проекта.

Мы организовали оптимальное распределение ролей. Каждый участник знал свою задачу, а менеджмент полностью контролировал все действия.

Шаг 6: Внедрение и продвижение нового инструмента внутренней коммуникации

Совет на этом этапе — внедряйте интранет частями и сразу тестируйте готовые модули. Сотрудникам будет легче разобраться в отдельных сервисах, освоить их. 

Если в работе какого-то инструмента будут неточности, выявить и исправить их при таком подходе гораздо легче — риск ошибок в итоговом портале будет минимален. 

Сбор обратной связи от персонала и регулярное тестирование гарантируют, что любые проблемы с приложением или сбои будут быстро устранены.

Читайте по теме: Как тестировать все разработки и что делать для предотвращения ошибок

На этом этапе ведется работа с контентом будущего мобильного интранета:

• Подумайте, что интересует ваших сотрудников;
• Отразите это в контенте приложения — это сделает его посещаемым;
• Привлекайте к работе над контентом сотрудников из разных отделов. Когда все работы будут закончены — они обязательно вернутся в приложение, чтобы посмотреть на итог своего труда.

Поскольку мобильный интранет — это живая система, у нее должен быть бренд. 

Одна из идей для из первых промо — провести конкурс на выбор названия. Оно должно отражать глубинное предназначение интранета и EVP для персонала. 

Попросите сотрудников представить предложения, а затем проголосовать. Победителю конкурса можно предоставить приз за лучшую идею и обоснование.

Читайте также: Как назвать стартап: тренды от Crunchbase

После тестирования и переработки контента приходит время внедрить новый инструмент мобильной коммуникации и продвигать его внутри компании. 

Организуйте публичный запуск: посвятите корпоративный ивент запуску нового приложения. Это хорошая возможность представить новую платформу и привлечь сотрудников к работе с ней. 

Успешная лаунч-вечеринка должна включать представителей различных отделов, чтобы показать, что новый инструмент — для всех, а не только для конкретного отдела или части команд. 

На мероприятии расскажите о функциях и их пользе для каждого пользователя.

Читайте также: Ретро — как организовать такое мероприятие с пользой для бизнеса и команды 

После первичного знакомства продумайте систему вовлечения персонала в приложение:

• развесьте в офисе плакаты с QR- кодами, 
• разработайте методички и учебные курсы, 
• сделайте email-рассылки, 
• анонсируйте приложение в корпоративном СМИ и классическом портале, 
• заранее запланируйте функционал геймификации. 

А еще команда, которая на этапе тестирования уже обучалась работе с приложением, может организовать мастер-классы для остальных сотрудников.

Наш опыт

После сдачи проекта мы вместе с командой заказчика продолжили работу по его продвижению. Отдел внутренних коммуникаций банка делал корпоративные новости и анонсы нового интранета для всей компании.

Сервис «Навыки и Компетенции» помог развить сильную корпоративную культуру и вовлечь сотрудников в активное пользование порталом — в компании сформировалось интранет-менторство. 

Для скачивания приложения во всех офисах банка развесили 700+ плакатов с QR-кодом на установку. 

Неформальные сервисы — «Сообщества», «Дни Рождения», «Сказать Спасибо» — повысили посещаемость интранеты без внешней помощи, сотрудники сами создавали и обсуждали контент (UGC).

Итог — более половины (15 тыс.) сотрудников авторизовались в приложении спустя полгода после его запуска.

Чек-лист этапа

1. Внедряйте ваш мобильный интранет постепенно;
2. Дайте высшему руководству протестировать функционал;
3. Разрабатывайте контент приложения совместно с сотрудниками;
4. Вместе выберите имя вашего мобильного интарнета;
5. Организуйте лаунч-вечеринку по поводу запуска мобильного интранета;
6. Заранее подготовьте презентацию, которая хорошо опишет функциональность и удобство продукта для всех сотрудников;
7. Совместно с разработчиком составьте инструкции администратора и пользователя портала.

Шаг 7: Отслеживание результатов и оценка мобильного интранета 

Качественный мобильный интранет предоставит администраторам инструменты мониторинга и оценки пользовательского поведения, чтобы:

• увидеть заинтересованность сотрудников, 
• оценить текущие потребности,
• добиться успеха в будущем. 

Вы сможете легко увидеть: 

1. Общие показатели посещаемости и просмотра;
2. Количество и частоту создания контента;
3. Количество просмотров, лайков, репостов и комментариев;
4. Какие экраны приложения наиболее популярны;
5. Где работники проводят большую часть своего времени;
6. Какие области нуждаются в улучшении.

Все сервисы и компании, связанные с релокацией, на одной карте

Спустя примерно полгода вы сможете объективно оценить продукт по более глобальным критериям:

• выполняет ли он поставленные изначально функциональные задачи (например, автоматизацию прохода на предприятие или проверку повестки встречи);
• стал ли он важным и привычным инструментом в рутине сотрудников.

А если вы хотите определить, насколько хорошо мобильный интранет влияет на бизнес, вот несколько показателей для мониторинга.

Рост клиентского сервиса и продаж

Одно из преимуществ, которые мобильный интранет может дать вашей команде, — более доступность информации «на ходу».

Это может повысить качество клиентского сервиса и привести к росту продаж.

Рост производительности

Поскольку интранет облегчает сотрудникам совместную работу над проектами, работа происходит в формате «на ладони», где бы не находились сотрудники:

• У них есть место, где можно быстро найти бланки, документы, оформить срочные заявки. 
• Они знают, где искать экспертов внутри компании, которые помогут им в случае необходимости.

Экономия затрат

Мобильный интранет обеспечивает экономию в областях, которые могут быть не сразу очевидны:

• сотрудники будут тратить меньше времени на поиск информации, 
• компания сократит затраты на печать документов или визиток. 

Кроме того, компании используют BYOD-модельBring Your Own Device — сотрудники используют корпоративное приложение на своих смартфонах, а значит, никаких затрат на покупку оборудования.

Чек-лист этапа

1. Определите критерии успешности приложения;
2. Проводите замер MAUMAU (Monthly Active Users): количество уникальных пользователей в месяц, DAUDAU (Daily Active Users): количество уникальных пользователей в день и глубины просмотра приложения — Sticky FactorSticky Factor/Stickiness = DAU/MAU. Частота, с которой пользователь взаимодействует с продуктом. Она измеряется в количестве дней, в которые пользователь был активным или выполнил определенное действие., ASLСредняя продолжительность сессии (Average Session Length, ASL): среднее арифметическое всех длин сессий за некоторый временной интервал. и другие на ваш выбор;
3. Отслеживайте, насколько часто сотрудники используют приложение в рутине, насколько часто его упоминают;
4. Проводите опросы пользователей об опыте использования продукта.

Следование этим советам поможет компаниям четко оценить, что такое внедрение мобильного интранета на деле — непростой процесс, требующий тщательной работы не только от команды-интегратора, но и от заказчика, который должен проделать большую подготовительную работу и четко знать свои цели. 

А подробный чек-лист поможет компаниям провести полную подготовку к внедрению и не упустить ничего важного.

Иллюстрация на обложке предоставлена автором

Источник: rb.ru