Мобильный интранет для бизнеса: как подготовиться к цифровизации коммуникаций и рабочих процессов — часть 2

Генеральный директор digital-интегратора QSoft Виталий Чесноков описал этапы, которые предстоит пройти компаниям, чтобы перенести корпоративные процессы в мобильный формат. 

В первой части автор рассказал о подготовке и сборе требований к продукту. Во второй — рассмотрел этапы реализации и продвижения, как грамотно выстроить взаимодействие с разработчиком и оценить результаты всей работы.

Мобильный интранет для бизнеса: как подготовиться к цифровизации коммуникаций и рабочих процессов — часть 2 Анастасия Удальцова

Шаг 5: Реализация

После того как вы составили общую схему ожиданий от вашего мобильного интранета, пришло время выбрать разработчика. Выбор правильного разработчика — один из важных шагов, когда речь заходит о создании мобильной корпоративной сети. 

Разработчик будет определять:

• расходы, 
• возможности, 
• юзабилити, 
• безопасность,
• общую управляемость,
• масштабируемость платформы.

Выбирайте компанию, которая не просто предлагает конкретные услуги, но и реагирует на ваши пожелания — так вы сможете проработать сомнения и прийти к оптимальному варианту решения задачи.

На этом этапе важно понять, что разработка и внедрение мобильного интранета — это обоюдная работа и усилия как разработчика, так и вашей команды. Поэтому важно обозначить зоны ответственности и действовать в единой сплоченной команде, а не в позиции «заказчик — исполнитель». 

Читайте по теме: «Ну вы же специалисты»: что такое партнерские отношения между заказчиком и исполнителем

Только плотная интеграция команд позволит создать по-настоящему эффективный продукт. 

Важно привести все пожелания к единому знаменателю, поскольку разнообразие бизнес-заказчиков всегда накладывает дополнительную сложность на реализацию проекта.

Чек-лист этапа

1. Будьте готовы, что с разными проблемами придется столкнуться впервые, и преодолеть лучше их рука об руку с командой разработки;
2. Постарайтесь не менять внутреннюю интранет-команду — это наложит дополнительные сложности на взаимодействие с разработчиком;
3. Для прозрачности организуйте коммуникацию бизнес-заказчика и разработчика напрямую — это сократит риски недопонимания;
4. Проводите демонстрацию продукта руководству вместе с командой разработки — это поможет выявить дополнительные требования и учесть правки на разных итерациях проекта.

Наш опыт

У нас был проект мобильного интранета для НЛМК. Agile-команда состояла из 30 разработчиков и представителей бизнес-подразделений компании заказчика. 

Вот как мы минимизировали проектные риски:

• следовали пошаговой разработке, 
• оперативно вносили правки,
• реагировали на изменения, 
• тестировали гипотезы, бизнес-модели,
• выбрали оптимальный путь развития приложения.

Вероятность технических ошибок снизилась и за счет непрерывного тестирования. А если они и возникали, их решала оперативная ТП проекта.

Мы организовали оптимальное распределение ролей. Каждый участник знал свою задачу, а менеджмент полностью контролировал все действия.

Шаг 6: Внедрение и продвижение нового инструмента внутренней коммуникации

Совет на этом этапе — внедряйте интранет частями и сразу тестируйте готовые модули. Сотрудникам будет легче разобраться в отдельных сервисах, освоить их. 

Если в работе какого-то инструмента будут неточности, выявить и исправить их при таком подходе гораздо легче — риск ошибок в итоговом портале будет минимален. 

Сбор обратной связи от персонала и регулярное тестирование гарантируют, что любые проблемы с приложением или сбои будут быстро устранены.

Читайте по теме: Как тестировать все разработки и что делать для предотвращения ошибок

На этом этапе ведется работа с контентом будущего мобильного интранета:

• Подумайте, что интересует ваших сотрудников;
• Отразите это в контенте приложения — это сделает его посещаемым;
• Привлекайте к работе над контентом сотрудников из разных отделов. Когда все работы будут закончены — они обязательно вернутся в приложение, чтобы посмотреть на итог своего труда.

Поскольку мобильный интранет — это живая система, у нее должен быть бренд. 

Одна из идей для из первых промо — провести конкурс на выбор названия. Оно должно отражать глубинное предназначение интранета и EVP для персонала. 

Попросите сотрудников представить предложения, а затем проголосовать. Победителю конкурса можно предоставить приз за лучшую идею и обоснование.

Читайте также: Как назвать стартап: тренды от Crunchbase

После тестирования и переработки контента приходит время внедрить новый инструмент мобильной коммуникации и продвигать его внутри компании. 

Организуйте публичный запуск: посвятите корпоративный ивент запуску нового приложения. Это хорошая возможность представить новую платформу и привлечь сотрудников к работе с ней. 

Успешная лаунч-вечеринка должна включать представителей различных отделов, чтобы показать, что новый инструмент — для всех, а не только для конкретного отдела или части команд. 

На мероприятии расскажите о функциях и их пользе для каждого пользователя.

Читайте также: Ретро — как организовать такое мероприятие с пользой для бизнеса и команды 

После первичного знакомства продумайте систему вовлечения персонала в приложение:

• развесьте в офисе плакаты с QR- кодами, 
• разработайте методички и учебные курсы, 
• сделайте email-рассылки, 
• анонсируйте приложение в корпоративном СМИ и классическом портале, 
• заранее запланируйте функционал геймификации. 

А еще команда, которая на этапе тестирования уже обучалась работе с приложением, может организовать мастер-классы для остальных сотрудников.

Наш опыт

После сдачи проекта мы вместе с командой заказчика продолжили работу по его продвижению. Отдел внутренних коммуникаций банка делал корпоративные новости и анонсы нового интранета для всей компании.

Сервис «Навыки и Компетенции» помог развить сильную корпоративную культуру и вовлечь сотрудников в активное пользование порталом — в компании сформировалось интранет-менторство. 

Для скачивания приложения во всех офисах банка развесили 700+ плакатов с QR-кодом на установку. 

Неформальные сервисы — «Сообщества», «Дни Рождения», «Сказать Спасибо» — повысили посещаемость интранеты без внешней помощи, сотрудники сами создавали и обсуждали контент (UGC).

Итог — более половины (15 тыс.) сотрудников авторизовались в приложении спустя полгода после его запуска.

Чек-лист этапа

1. Внедряйте ваш мобильный интранет постепенно;
2. Дайте высшему руководству протестировать функционал;
3. Разрабатывайте контент приложения совместно с сотрудниками;
4. Вместе выберите имя вашего мобильного интарнета;
5. Организуйте лаунч-вечеринку по поводу запуска мобильного интранета;
6. Заранее подготовьте презентацию, которая хорошо опишет функциональность и удобство продукта для всех сотрудников;
7. Совместно с разработчиком составьте инструкции администратора и пользователя портала.

Шаг 7: Отслеживание результатов и оценка мобильного интранета 

Качественный мобильный интранет предоставит администраторам инструменты мониторинга и оценки пользовательского поведения, чтобы:

• увидеть заинтересованность сотрудников, 
• оценить текущие потребности,
• добиться успеха в будущем. 

Вы сможете легко увидеть: 

1. Общие показатели посещаемости и просмотра;
2. Количество и частоту создания контента;
3. Количество просмотров, лайков, репостов и комментариев;
4. Какие экраны приложения наиболее популярны;
5. Где работники проводят большую часть своего времени;
6. Какие области нуждаются в улучшении.

RB.RU готовит большое обновление — и мы хотим учесть пожелания и интересы вас, наших читателей. Если вы готовы поделиться своим мнением об RB.RU, переходите по ссылке, чтобы заполнить короткую анкету.

Спустя примерно полгода вы сможете объективно оценить продукт по более глобальным критериям:

• выполняет ли он поставленные изначально функциональные задачи (например, автоматизацию прохода на предприятие или проверку повестки встречи);
• стал ли он важным и привычным инструментом в рутине сотрудников.

А если вы хотите определить, насколько хорошо мобильный интранет влияет на бизнес, вот несколько показателей для мониторинга.

Рост клиентского сервиса и продаж

Одно из преимуществ, которые мобильный интранет может дать вашей команде, — более доступность информации «на ходу».

Это может повысить качество клиентского сервиса и привести к росту продаж.

Рост производительности

Поскольку интранет облегчает сотрудникам совместную работу над проектами, работа происходит в формате «на ладони», где бы не находились сотрудники:

• У них есть место, где можно быстро найти бланки, документы, оформить срочные заявки. 
• Они знают, где искать экспертов внутри компании, которые помогут им в случае необходимости.

Экономия затрат

Мобильный интранет обеспечивает экономию в областях, которые могут быть не сразу очевидны:

• сотрудники будут тратить меньше времени на поиск информации, 
• компания сократит затраты на печать документов или визиток. 

Кроме того, компании используют BYOD-модельBring Your Own Device — сотрудники используют корпоративное приложение на своих смартфонах, а значит, никаких затрат на покупку оборудования.

Чек-лист этапа

1. Определите критерии успешности приложения;
2. Проводите замер MAUMAU (Monthly Active Users): количество уникальных пользователей в месяц, DAUDAU (Daily Active Users): количество уникальных пользователей в день и глубины просмотра приложения — Sticky FactorSticky Factor/Stickiness = DAU/MAU. Частота, с которой пользователь взаимодействует с продуктом. Она измеряется в количестве дней, в которые пользователь был активным или выполнил определенное действие., ASLСредняя продолжительность сессии (Average Session Length, ASL): среднее арифметическое всех длин сессий за некоторый временной интервал. и другие на ваш выбор;
3. Отслеживайте, насколько часто сотрудники используют приложение в рутине, насколько часто его упоминают;
4. Проводите опросы пользователей об опыте использования продукта.

Следование этим советам поможет компаниям четко оценить, что такое внедрение мобильного интранета на деле — непростой процесс, требующий тщательной работы не только от команды-интегратора, но и от заказчика, который должен проделать большую подготовительную работу и четко знать свои цели. 

А подробный чек-лист поможет компаниям провести полную подготовку к внедрению и не упустить ничего важного.

Иллюстрация на обложке предоставлена автором

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!

Источник: rb.ru