На мероприятии организатор становится одновременно родителем и свахой: он заботится, чтобы посетителям было комфортно, они нашли нужного спикера и обросли связями, обретя новых партнеров или покупателей.
О том, как сделать так, чтобы спикеры видели в вас «дилера потенциальных клиентов», а слушатели спрашивали, когда следующая встреча, рассказала заместитель генерального директора выставочного оператора Pro Expo Светлана Середина.
Напитки покрепче, попкорн и цветные ленточки: пять способов сделать мероприятие полезным
Лайфхак 1. Определитесь с ключевыми посетителями выставки
Принцип Парето работает в любом бизнесе. В случае с мероприятиями его можно дополнить так: «20% ключевых посетителей обеспечивают участникам 80% результата».
RB.EVENTS создает мероприятия для самых прогрессивных представителей российского и международного tech-рынка, где можно собрать качественную аудиторию и пополнить «багаж» нетворка
Начиная работу над выставкой, нужно:
- составить список из самых целевых, крупных и значимых посетителей,
- узнать об их потребностях и проблемах,
И уже на основании полученной информации подбирать участников и придумывать дополнительные активности, чтобы контакт состоялся наверняка.
Выставка «Рудник Урала» в Екатеринбурге
На выставке мы организовывали технологические дни с участием ключевых горнодобывающих предприятий. Но перед их выступлением провели небольшое интервью, чтобы узнать, какие проблемы требуют решения, — и уже с учетом запроса целенаправленно подбирали участников-производителей оборудования.
Читайте также: Зачем компаниям участвовать в ивентах и как выбрать наиболее эффективный вариант продвижения?
В 2022 году мы провели четыре таких встречи, где презентовать свою продукцию и услуги удалось 17 компаниям.
Арт-выставка «Понаехали!» в Санкт-Петербурге
Накануне открытия выставки мы организовали вернисаж и пригласили на него:
- публику с высокой платежеспособностью и большим интересом к искусству, чтобы художники могли пообщаться с потенциальными покупателями,
- журналистов, блогеров и других лидеров общественного мнения, чтобы они рассказали о выставке и привлекли зрителей.
RB рекомендует лучших поставщиков цифровых решений для вашего бизнеса — по ссылке
В итоге на вернисаж пришли 2 тыс. человек, в том числе представители:
- органов власти,
- бизнеса,
- художественного сообщества.
А саму выставку в итоге посетили 10 тыс. зрителей. В СМИ по итогам насчитывалось более 160 тематических публикаций, а в социальных сетях — 2 тыс. упоминаний. Показатель Media outreach при этом превысил 36 млн.
Приходите на Founder’s Mondays — регулярные встречи российских фаундеров в неформальной обстановке. Ближайшие уже 6 февраля в Лиссабоне и 13 февраля в Москве.
Лайфхак 2. Создайте чат для участников
С одной стороны, это очевидный инструмент для оптимизации времени, которое уходит на общение со всеми участниками в дни проведения выставки. С другой — очень важно найти золотую середину, чтобы чат стал по-настоящему рабочим инструментом.
Читайте по теме: Как эффективно обрасти связями. 5 правил успешного нетворкинга на tech-конференциях
Чтобы уйти от формальности, не потеряв информативность, кроме сообщений об организационных моментах:
- скидывайте тайминг,
- поддерживайте,
- смешите,
- помогайте находить нужных людей.
Промышленные выставки
Как только на площадке появлялись представители ключевых компаний, мы писали участникам, кто пришел, и по возможности отправляли фотографии.
При организации мы специально сделали таким посетителям ленты для бейджей другого цвета — чтобы участники сразу видели, кому стоит уделить особое внимание.
Лайфхак 3. Позаботьтесь об атмосфере
Одно дело — прийти на мероприятие, и другое — провести его с пользой, пообщаться с нужными людьми, завести полезные контакты. Для этого важно создать доброжелательную обстановку: расслабить, сделать приятное, погрузить в комфортную, непринужденную атмосферу.
При оформлении площадки учитывайте основную целевую аудиторию.
Постарайтесь «поработать» с разными органами чувств аудитории: чтобы была и красивая картинка, и приятный запах, и соответствующие звуки.
Выставка «Образование и карьера» в Перми
Цель мероприятия — помочь выпускникам школы выбрать будущее место учебы и поступить в вуз.
Читайте также: Что такое профессиональные мероприятия и как они помогают начать карьеру студентам
Поэтому важно было оформить площадку в стиле, близком школьникам, чтобы им хотелось здесь находиться и не было стеснения или страха общаться с представителями вузов:
- на входе мы поставили аппарат с попкорном, чтобы этот запах создавал ассоциацию с кинотеатром или парком развлечений,
- сделали стены с граффити,
- на открытие позвали выступать пермскую команду DS Crew, победителя «Новых танцев на ТНТ».
Выставка «Здравоохранение Урала» в Екатеринбурге
Это большой медицинский проект, объединяющий выставку оборудования и профессиональный форум. И так как подавляющая часть специалистов в медучреждениях — женщины, то они и стали для нас целевой аудиторией.
Мероприятие проходило весной, поэтому мы заставили всю площадку цветами и корзинами с яблоками. Это привлекало внимание и поднимало настроение публики.
Арт-выставка «Понаехали!» в Санкт-Петербурге
Для этой выставки мы записали двухчасовую аудиодорожку с фоновыми звуками вокзалов и аэропортов, которые работали в режиме нон-стоп.
Мы поработали с этим эффектом, чтобы подчеркнуть, что мероприятие собрало художников из разных уголков мира — 464 участника из 16 стран и 56 городов России.
Лайфхак 4. Не забудьте о напитках и закусках
Соответствующая атмосфера, располагающая к общению — хорошо, но еще лучше — организовать дополнительное пространство для встреч тет-а-тет.
Промышленные выставки
Целевая аудитория отраслевых выставок — главные специалисты промышленных предприятий, инженеры, руководители отдела закупок оборудования. Можно сказать, в их среде закрепился формат деловых встреч, когда переговоры устраиваются за столом и скрепляются за чашкой горячих или бокалом горячительных напитков.
Читайте по теме: Правила follow-up’а: как не упустить полезное знакомство
Поэтому на таких мероприятиях мы создаем профессиональный клуб, членами которого автоматически становятся все участники выставки.
Они получают карточки для доступа в помещение с отдельными столиками, напитками и закусками, куда могут провести важного для них посетителя, чтобы спокойно поговорить о сотрудничестве и обсудить условия.
Лайфхак 5. Получайте обратную связь сразу же на мероприятии
Обзвоны или онлайн-опросы — традиционная практика, как можно собрать фидбек. Но гораздо больше информации можно получить при личном общении, спрашивая не только участников, но и посетителей:
- о впечатлениях,
- какие цели они преследовали и чего достигли,
- о недочетах и нерешенных в ходе мероприятия потребностях.
Разговоры лучше записывать на диктофон, чтобы избежать интерпретаций и вернуться к ним, начиная подготовку к выставке в следующем году.
Выставка «Рудник Урала» в Екатеринбурге
Количественный показатель полезности мероприятия — это число участников, подтвердивших готовность присутствовать на выставке в следующем году. Поэтому здесь лучше не действовать в лоб, а «прогреть» аудиторию.
Мы для этого три дня общались с компаниями, которые презентовали свои услуги или продукцию:
- в первый день подарили приветственную открытку и камни для виски с пожеланием создавать крепкие отношения с партнерами,
- утром второго дня позаботились об участниках. Учитывая, что накануне вечером у них был банкет, оставили на стендах бутылочки с водой,
- на третий день принесли участникам прощальные открытки с пожеланиями и бланк заявки на участие в мероприятии в следующем году.
Читайте по теме: Как понять, что вам выгодно спонсировать мероприятие?
Итог: на выставку в следующем году уже забронировано 20% площадей и пакеты генерального партнера выставки и профессионального клуба.
Подводим итоги
Организуя выставку, стоит помнить, что главное для организатора — не просто привлечь участников, заполнить площади и обеспечить поток посетителей, а создать условия для общения и за время мероприятия сблизить участников и посетителей, способствовать их взаимодействию:
- Накануне выставки определитесь с ключевыми посетителями выставки и заранее продумайте, как свести их с участниками;
- По ходу мероприятия помогайте участникам находить нужных им посетителей;
- Создайте комфортную для новых знакомств и общения атмосферу;
- Организуйте дополнительное пространство для встреч тет-а-тет;
- По итогу выставки соберите обратную связь от участников, чтобы в следующем году приступать к первому пункту с уже имеющимися вводными.
Иллюстрации предоставлены автором
Фото на обложке: Shutterstock / Alexandros Michailidis
Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!
Источник: rb.ru
