Министерство антимонопольного регулирования и торговли подробно ответило на вопросы Ассоциации рекламных организаций, касающихся пороков хранения персональных данных участников рекламных игр и отзыва согласия участников рекламных игр рекламных игр рекламных игр для сотрудников рекламных игр на обработку своих персональных данных.
Сколько лет нужно хранить персональные данные участников рекламных игр и с какой целью?
В соответствии с пунктом 15 Положения о проведении рекламных игр на территории Республики Беларусь, утвержденного Указом (далее — Положение), организатор рекламной игры обязан хранить все материалы по рекламной игре в течение трех лет со дня ее окончания. К таким материалам, по мнению МАРТ, в частности, относятся персональные данные победителей и участников рекламной игры.
Справочно:
В соответствии со статьей 197 Гражданского кодекса Республики Беларусь (далее-ГК) общий срок исковой давности составляет три года. С учетом того, что в рассматриваемом случае обработка (хранение) персональных данных является необходимой для выполнения обязательств обязанных (полномочий), предусмотренных законодательными актами, такая обработка осуществляется без согласия субъекта персональных данных на основании абзаца двадцатого статьи 6 Закона № 99-3, согласно которому согласие субъект персональных данных на обработку персональных данных, за исключением специальных персональных данных, порядок обработки которых установлен статьей 8 Закона № 99-3, не требуется в случаях, когда обработка персональных данных устанавливается необходимом для выполнения обязательств (полномочий), предусмотренных законодательными актами.
Целью хранения персональных данных является обеспечение для участников рекламной игры возможности защиты своих законных прав и интересов в течение срока исковой давности, предусмотренного ГК.
Сколько нужно хранить персональные данные участников рекламного мероприятия, не являющегося рекламной игрой?
Согласно пункту 8 статьи 4 Закона № 99-3 хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей идентифицировать субъект персональных данных, не дольше, чем этого требуют заявленные цели обработки персональных данных.
При этом в силу пункта 1 статьи 29 Закона Республики Беларусь от 10 мая 2007 г. № 225-3 «о рекламе» (далее — Закон № 255-3) рекламодатель и рекламораспространитель обязаны хранить материалы или их копии, содержащие рекламу, за исключением рекламы, размещаемой (распространяемой) в сети Интернет, включая все вносимые в них последующие изменения, в течение шести месяцев со дня последнего размещения (распространения) ее рекламораспространителем.
С учетом изложенного, полагаем, что обработка и хранение персональных данных участников рекламного мероприятия, не являющегося рекламной игрой, должна обеспечиваться в течение шести месяцев после его проведения.
Если участники рекламной игры (или рекламного мероприятия) отзывают свое согласие на обработку персональных данных, то они автоматически перестают быть участниками игры (мероприятия)?
Согласно абзацу седьмому пункта 2 Положения участник рекламной игры — физическое лицо, заказывающее, приобретающее или использующее товары (работы, услуги) исключительно для личных, семейных, домашних и иных нужд, не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности, отвечающее требованиям правил проведение рекламной игры и выразившее желание принять участие в рекламной игре на условиях, предусмотренных в правилах проведения рекламной игры.
Принимая во внимание, что правовым основанием обработки персональных данных участников рекламной игры, рекламного мероприятия до их окончания выступает согласие физического лица, подача заявления об отзыве согласия влечет ответственность оператора (организатора рекламной игры, рекламного мероприятия) прекратить обработку персональных данных, осуществив их удаление. В таком случае, полагаем, это является основанием для прекращения участия физического лица, отозвавшего согласие, в рекламной игре и (или) рекламном мероприятии и его дальнейшем участие в указанных мероприятиях представляется невозможным.
Нужно ли в правилах рекламного мероприятия прописывать, что отзыв согласия на обработку персональных данных являются достаточным основанием для прекращение участия в рекламном мероприятии?
С учетом того, что обработка персональных данных участников рекламного мероприятия осуществляется на основе согласия физического лица, то получение такого согласия осуществляется в соответствии с требованиями статьи 5 Закона № 99-3.
В пункте 5 статьи 5 Закона № 99-3 содержат положения, определяющие объем предоставляемой информации и требования к ее изложению, для признания согласия персональных данных информированным. При этом частью второй данного пункта предусмотрено, что информация должна быть предоставлена оператором (организатором рекламной игры, рекламного мероприятия) субъекта персональных данных в письменной либо электронной форме (например, на интернет-сайте оператора персональных данных (в рассматриваемых ситуациях одновременно являющегося организатором рекламной игры или иного рекламного мероприятия), соответствующей форме выражения его согласия, отдельно от иноставляемой ему информации.
В этой связи, а также с учетом принципа прозрачности (например, исключения необходимости поиска такой информации на сайте оператора) информация, предоставляемая оператором персональных данных (в рассматриваемых ситуациях — организатор рекламной игры и (или) рекламного мероприятия) до получения согласия объекта персональных данных (в том числе право субъект, связанные с обработкой персональных данных), должна быть представлена каждому субъекту персональных данных отдельно от отдельных данных отдельно от Инной информации, например, от политики оператора в отношении обработки персональных данных, правил проведения рекламного мероприятия и т. п.
При этом информация об осуществляемой оператором обработке персональных данных должна быть также отражена в документах, определяющих политику оператора (уполномоченного лица) в отношении обработки персональных данных. Издание таких документов является одной из обязательных мер защиты персональных данных, которые обязан принимать любой оператор (полное лицо) (в том числе организатор рекламной игры и (или) иного рекламного мероприятия, при проведении которого осуществляется сбор и обработка персональных данных) в соответствии с требованиями абзаца третьего пункта 3 статьи 17 Закона № 99-3.
Вопрос о необходимости дополнительного включения соответствующих положений в правила проведения рекламного мероприятия может решаться оператором (организатором рекламной игры и (или) иного рекламного мероприятия) самостоятельно.
Справочно:
Центром подготовлены Рекомендации по составлению документа, определяющего политику оператора (уполномоченного лица) в отношении обработки персональных данных.
Можно ли просить у участника рекламного мероприятия электронной копии паспорта для отправки приза почтой?
Согласно пункту 5 статьи 4 Закона № 99-3 обработка персональных данных, содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям их обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки. С учетом того, что копия паспорта содержит значительный перечень персональных данных, обработка (хранение) многих из таких данных (например, идентификационный номер, место рождения) будет избыточной по отношению к заявленной цели идентификации победителя и доставки ему приза, и не должна требоваться у получателя приза.
Является ли разглашением третьим лицам опубликование ФИО участников/победителей в общедоступных источниках — на интернет — сайте, на котором проводится рекламная игра, и в СМИ, в котором печатаются правила и результаты рекламной игры?
Согласно абзацу восьмому части второй пункта 11 Положения в печатном средстве массовой информации, в котором были опубликованы правила проведения рекламной игры, организатор обязан опубликовать сведения о результатах проведения рекламной игры, которые должны содержать фамилию, инициалы победителя (победителей), его выигрыш (их выигрыши).
Таким образом, принимая во внимание, что организатор рекламной игры публикует фамилии, инициалы победителей рекламной игры с указанием их выигрышей в телях исполнения обязанности, предусмотренной Указом, согласно абзацу двадцатому статьи 6 Закона № 99-3 такая обработка осуществляется без согласия объекта персональных данных.
Поскольку документы, подтверждающих выдачу призов победителем рекламной игры, являются бухгалтерской отчетностью и должны храниться 5 лет, нужно ли приглашать у участника хранение персональных данных на 5 лет?
Срок обработки персональных данных определяется примерно к каждой конкретной обработке. В этой связи одни и те же персональные данные одних и тех же субъектов для различных целей могут обрабатываться в течение разной продолжительности времени.
Организатор рекламной игры обязан хранить все материалы по рекламной игре в течение трех лет со дня ее окончания для выполнения требований законодательства о рекламе (пункт 15 Положения). При этом некоторые из таких материалов могут храниться в течение всего срока.
Справочно:
Например, из Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323-3 «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь » следует обязанность хранить траура в течение 5 лет (пункт 76 перечня типовых документов Национальсамого архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, организаций и индивидуальных организаций и индивидуальных предпринимателей, установленных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140 (далее — Перечень), а документы, связанные с бухгалтерским учетом и отчетностью, хронятся в течение срока, установленного главой 12 Перечня.
До истечения срока хранения документов победитель рекламной игры не обладает правом трепать прекращения обработки персональных данных и (или) их удаления.
Принимая во внимание, что хранение документов направлено на исполнение обязательств, предусмотренной Указом, такая обработка осуществляется без согласия субъекта персональных данных на основании положений абзаца двадцатого статьи 6 Закона № 99-3.
Как получить согласие победителей на интервью и использование их данных в рекламных материалах?
Выборочный анализ правил проведения рекламной игры( находящихся в открытых источниках), проведенный Центром, свидетельствует об их изложении без учета норм законодательства о персональных данных.
Так, распространенной практикой является включение в правила проведения рекламной игры положений о том, что участники согласуются с тем, что их фамилии, имена, отчества (при наличии), фотографии, видео-, аудио — и инные материалы о них могут быть использованы организатором в любых рекламных и (или) информационных материалах, связанных с проведением рекламной игры, а также победитель рекламной игры дает согласие на интервью в средствах массовой информации и съемку для рекламных материалов.
В соответствии с пунктом 1 статьи 5 Закона № 99-3 согласие субъекта персональных данных представляет собой свободное, однозначное, информированное выражение его воли, посредством которого он разрешает обработку своих персональных данных.
Для обеспечения свободного характера согласия для каждой конкретной цели требуется, чтобы собъект персональных данных имел возможность согласиться или не согласиться как с одной, так и с несколькими целями обработки.
В этой связи согласие не будет свободным в случае, когда одно согласие получается для достижения нескольких, не связанных между собой целей (например, использование в рекламных телях и проведение интервью).
Следует учитывать, что согласно точки 7 статьи 5 Закона № 99-3 обязанность доказательства получения согласия субъекта персональных данных возлагается на оператора персональных данных. В приведенном примере оператор (организатор рекламной игры и (или) иного рекламного мероприятия) должен будет доказать, что субъект персональных данных дал свое согласие свободно, не воспринимая его как обязательное условие участия в рекламной игре как необходимость для достижения достаточности для достижения одной желаемой цели соглашаться с иными целями.
Кроме того, указанные цели обработки персональных данных (»использование в любых рекламных и (или) информационных материалах») не являются конкретными, что не соответствует требованиям части первой пункта 4 статьи 4 Закона № 99-3, поскольку не позволяет субъекту персональных данных понять суть и параметры обработки персональных данных.
Источник: marketing.by
